Thông tư Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Ngày đăng: 
Tuesday, February 12, 2019

Ngày 24 tháng 01 năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

       Theo đó, Thông tư này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thông tư không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

       Thông tư áp dụng với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 và khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều 2 của Thông tư và cá nhân áp dụng.

       Đối với Quản lý văn bản đến, Thông tư quy định rõ: Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến; Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký, số hóa văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống; Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống. Trong đó, đối với việc tiếp nhận văn bản điện tử đến: Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản.

       Đối với Quản lý văn bản đi, Thông tư quy định rõ: Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi; Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; Ban hành và phát hành văn bản; Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư. Theo đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 của Thông tư 01/2019/TT-BNV. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

       Đối với việc Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, Thông tư quy định rõ: Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử; Tạo lập hồ sơ điện tử; Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và huỷ tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

       Thông tư số 01/2019/TT-BNV cũng quy định chi tiết các chức năng cơ bản của Hệ thống.

       Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 10 tháng 3 năm 2019./.

       Theo: https://luutru.gov.vn